Het merendeel van de ondernemers hanteert algemene voorwaarden in overeenkomsten. In deze algemene voorwaarden worden bepalingen opgenomen die uw positie als ondernemer tegenover uw klant versterken in geval van een geschil. Denk bijvoorbeeld aan de beperking van uw aansprakelijkheid. Hanteert u algemene voorwaarden en wilt u dat uw klanten hieraan ook daadwerkelijk gebonden zijn, dan dient u uw klanten een redelijke mogelijkheid te bieden om van deze algemene voorwaarden kennis te nemen. Doet u dit namelijk niet, dan kan de klant de algemene voorwaarden vernietigen met als gevolg dat deze met terugwerkende kracht geen gelding meer hebben.

Helaas maak ik in mijn praktijk regelmatig mee dat het misgaat met deze informatieplicht die rust op gebruikers van algemene voorwaarden. Juist in conflictsituaties kan dit vervelende gevolgen hebben. In dit blog zal ik daarom een aantal praktische handreikingen geven voor het succesvol hanteren van algemene voorwaarden.

Van toepassing verklaren
Allereerst is het van belang om af te spreken dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit kan eenvoudig door in uw overeenkomst of offerte een regel op te nemen waarin staat dat daarop uw algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Algemene voorwaarden ter hand stellen
Verder geldt als hoofdregel dat u de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant ter hand stelt. Dit doet u door altijd een exemplaar van die voorwaarden met de offerte of de overeenkomst mee te sturen. Om later te kunnen aantonen dat de voorwaarden zijn meegezonden doet u er verder goed aan, om aan de regel waarin u de algemene voorwaarden van toepassing verklaart toe te voegen dat die zijn bijgevoegd bij dat stuk en dat uw klant door ondertekening daarvan verklaart de voorwaarden te hebben ontvangen. Laat vervolgens uw klant de overeenkomst of offerte voor akkoord ondertekenen.

Van deze hoofdregel mag slechts worden afgeweken als terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is. Denk bijvoorbeeld aan telefonische verkoop of verkoop via een automaat. In die gevallen kan onder omstandigheden worden volstaan met ter inzagelegging of deponering bij de rechtbank of Kamer van Koophandel. Wel zullen de algemene voorwaarden op eerste verzoek van de klant kosteloos aan hem moeten worden toegezonden en dient dit op voorhand aan hem kenbaar te worden gemaakt.

Algemene voorwaarden langs elektronische weg
Sluit u langs de elektronische weg een overeenkomst, bijvoorbeeld via het internet, dan kunt u uw algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst ook digitaal aan uw klant ter beschikking te stellen. De klant dient de algemene voorwaarden voor latere kennisneming te kunnen opslaan. Hierbij kunt u denken aan het toezenden per e-mail of het opnemen van een duidelijk herkenbare link naar een webpagina met de algemene voorwaarden, waarvandaan deze ook kunnen worden gedownload en uitgeprint.

Is de overeenkomst niet langs de elektronische weg gesloten, dan kunt u de algemene voorwaarden alleen digitaal aanbieden wanneer de klant hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd. Een standaardverklaring in de offerte of overeenkomst volstaat hiervoor niet, zodat u in de praktijk vaak beter de voorwaarden ‘ouderwets’ mee kunt zenden met uw offerte of overeenkomst.

Dienstenrichtlijn
Indien u een onderneming drijft die bepaalde diensten aanbiedt dan geldt in afwijking van het bovenstaande mogelijk een soepeler regime. Op grond van de Dienstenrichtlijn moeten dienstverrichters hun klanten namelijk informeren over hun algemene voorwaarden. Dat kan al door deze op uw website te plaatsen en daarnaar te verwijzen in uw offertes en contracten.

Om met succes een beroep te kunnen doen op uw algemene voorwaarden is het van belang dat u uw klanten hierover op de voorgeschreven wijze informeert. Wilt u weten of u uw algemene voorwaarden op de juiste wijze hanteert zodat u in de toekomst niet met vervelende situaties wordt geconfronteerd? Neemt u dan contact op met Len Huard.