Het verwerken van het Burger Service Nummer: mag dat op grond van de AVG?

Organisaties zijn nog altijd druk in de weer met de AVG. Daarbij lopen zij in de praktijk vaak tegen onduidelijkheden aan. Zo bestaat er onduidelijkheid over de kwalificatie en de rechtmatige verwerking van het Burger Service Nummer (“BSN”). Onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (“Wbp”) was het BSN een bijzonder persoonsgegeven. Met de komst van de AVG valt het BSN niet meer onder deze bijzondere categorie van persoonsgegevens. Wat voor soort persoonsgegeven is het BSN nu? Wanneer is het uw organisatie toegestaan om dit persoonlijke nummer te verwerken?

 

De status van het BSN

Het BSN stelt overheidsinstanties in staat om gegevens van burgers op te zoeken en om deze gemakkelijk uit te wisselen met derden. Het BSN is een uniek nummer en wordt aldus beschouwd als een persoonsgegeven van gevoelige aard.  Vanwege deze uniekheid bestaan er grote privacy risico’s bij het verwerken van het BSN.

 

Onder de Wbp was het BSN een bijzonder persoonsgegeven en bestond er een verbod om het BSN te verwerken, tenzij daarvoor een wettelijke verplichting bestond. Zoals eerder aangegeven, benoemt de AVG in artikel 87 niet expliciet dat het BSN een bijzonder persoonsgegeven is. Wel staat er in artikel 46 van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (“UAVG’) dat verwerking van het BSN slechts is toegestaan ter uitvoering van een wettelijke verplichting. Aldus lijkt het erop dat de bestaande praktijk voor de verwerking van het BSN feitelijk niet verandert.

 

Wanneer is de verwerking van het BSN toegestaan?

Voor de verwerking van het BSN is een wettelijke grondslag/verplichting vereist. Voor overheidsinstanties is deze wettelijke grondslag neergelegd in artikel 10 Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer (“Wabb”). Daarbij blijft het van belang dat de verwerking van het BSN door een overheidsorganisatie noodzakelijk is. Organisaties buiten de overheid mogen slechts het BSN gebruiken wanneer dit in een specifieke wet is bepaald.

 

Over het al dan niet verwerken van het BSN bestaat veel onduidelijkheid bij organisaties. Zo is het vaak voor organisaties niet duidelijk of zij als werkgever het BSN van hun werknemers mag verwerken. En hoe zit het met de Arbodienst? Mag deze het BSN van uw werknemer verwerken? Ook ZZP’ers lopen tegen de verwerkingsproblematiek van het BSN aan. Zo bestaat het btw-nummer van ZZP’ers vaak uit het de cijfercombinatie van het BSN. Mag de Belastingdienst zomaar het BSN opnemen in het btw-nummer?

 

De verwerking van het BSN door werkgevers

Werkgevers hebben wettelijke verplichtingen op basis waarvan het BSN geregistreerd moet worden. Zo dient een werkgever in het kader van de salarisadministratie het BSN van de werknemer te verwerken en deze door te geven aan de Belastingdienst. Een andere verplichting van de werkgever waarbij de verwerking van het BSN noodzakelijk is, is haar verplichting tot het inschakelen van een arbodienst of bedrijfsarts in het kader van haar re-integratieverplichtingen. Als werkgever heeft u dus wettelijke verplichtingen op basis waarvan de verwerking van het BSN rechtmatig is.

 

Ook hier geldt dat de werkgever enkel het BSN voor die specifieke doeleinden mag verwerken. Verwerkingen voor andere doeleinden zijn strikt verboden op grond van artikel 46 UAVG. Zo mag de werkgever het BSN bijvoorbeeld niet gebruiken om deze te koppelen aan verslagen van beoordelingsgesprekken. Dit is immers geen wettelijke verplichting waarvoor de verwerking van het BSN noodzakelijk is.

 

Verwerking van het BSN in btw-nummer

Voor ZZP’ers bestond er geruime tijd onduidelijkheid over het verwerken van het BSN van de ZZP’er door de Belastingdienst. De Belastingdienst genereerde het btw-nummer van ZZP’ers door het gehele BSN op te nemen in het btw-nummer. De Belastingdienst dient daarvoor een wettelijke verplichting/grondslag te hebben. Nu er weinig duidelijkheid bestond over het bestaan van deze wettelijke basis, besloot de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”) een onderzoek te starten. In juli van dit jaar kwam het verlossende woord van de AP. Uit het onderzoek van de AP bleek dat de Belastingdienst geen wettelijke basis had en heeft om het BSN te gebruiken in het btw-nummer van ZZP’ers. De AP heeft daarbij een flinke tik uitgedeeld aan de Belastingdienst en haar gesommeerd om de geconstateerde overtredingen zo snel mogelijk te beëindigen. De Belastingdienst heeft tot 1 januari 2019 de te tijd om het gebruik van het BSN te stoppen. De tijd zal uitwijzen of de Belastingdienst het gebruik van het BSN in haar btw-nummers tijdig heeft kunnen uitbannen.

Meer lezen?

De AP geeft op haar website uitgebreide toelichting op de AVG en de problematiek die zich omtrent deze verordening afspeelt. Een van de onderwerpen waaraan de AP aandacht besteedt, is de identificatie van een betrokkene op basis van het BSN.  Lees hier de toelichting van de AP ten aanzien van de verwerking van het BSN door overheidsinstanties en andere organisaties.

Vragen?

Voor vragen over de AVG neemt u gerust contact op met: Sheevani Bharatsingh