Reiskostenvergoeding en thuiswerkers

Werknemers werken vanwege de coronamaatregelen zoveel mogelijk thuis. In beginsel dient de werkgever in een dergelijke situatie de vaste reiskostenvergoeding vanwege fiscale regelgeving aan te passen of geheel of gedeeltelijk tot het loon te rekenen. Dit is afhankelijk van de vraag in hoeverre nog wordt gereisd.

In de praktijk zien wij dat veel kleine werkgevers de vaste reiskostenvergoeding aanpassen. Dit is toegestaan, mits geen andersluidende afspraken in de arbeidsovereenkomst of de CAO zijn opgenomen. De vergoeding is namelijk geen vorm van loon, maar een onkostenvergoeding voor kosten die ook daadwerkelijk worden gemaakt.

Echter, voor grote werkgevers kan het veel administratieve handelingen met zich brengen om voor iedere werknemer de reiskostenvergoeding aan te passen.

Daar is nu een oplossing voor. Het kabinet heeft recent in een beleidsbesluit bepaald dat onder voorwaarden een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer onbelast mag worden doorbetaald.

Wat zijn de voorwaarden voor het onbelast doorbetalen van de reiskostenvergoeding?
De verruiming geldt alleen voor de vaste reiskostenvergoeding. Dit betreft de vaste (vaak maandelijkse) reiskostenvergoeding van € 0,19 per kilometer die werkgevers verstrekken aan hun werknemers voor de kosten van hun woon-werkverkeer. De verruiming is dus niet van toepassing op werknemers die hun reiskosten declareren. Deze werknemers hebben gewoon recht op de vergoeding voor de gedeclareerde kilometers.

De werkgever kan de verruiming ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever na afloop van het jaar de uitbetaalde vergoeding herrekent op basis van het aantal werkelijke kilometers. Voor de periode waarin thuis wordt gewerkt, mag de werkgever echter blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is. Nacalculatie is overigens verplicht als de enkele reisafstand woon-werk meer dan 75 kilometer is.

Voor welke periode onbelast doorbetalen?
Als een werknemer langdurig afwezig is en een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, staat de Belastingdienst normaal gesproken toe dat de werkgever gedurende maximaal zes aaneengesloten weken deze vergoeding onbelast doorbetaalt. Na zes weken is dit niet meer mogelijk. Als de werkgever na 6 weken toch zou doorbetalen, wordt deze betaling aangemerkt als loon en kan dit leiden tot een naheffing van wel 80%.

Gedurende de werking van het beleidsbesluit worden geen gevolgen verbonden aan een wijziging in het reispatroon van de werknemer. Een onterecht betaalde onbelaste reiskostenvergoeding zal gedurende deze periode dan ook niet als (verkapt) loon worden aangemerkt.

Het is nog niet bekend hoe lang de verruiming zal gelden. Aangegeven is dat de goedkeuring een tijdelijk karakter heeft en zal worden ingetrokken zodra de omstandigheden dit weer mogelijk maken.

Mocht u vragen hebben over de reiskostenvergoeding, neemt u dan gerust contact op met Gaby Mohadjeri of Saskia Bollen (030-2516424 of info@vanodijk.nl).