Spoedwet: (virtuele) oplossingen vanwege Corona

Door Corona is fysiek bijeenkomen nu onwenselijk. Is het tijd voor de algemene vergadering van aandeelhouders? Een zitting? Een akte ondertekenen bij de notaris? Een tijdelijke Spoedwet moet mogelijk maken dat dit soort bijeenkomsten straks virtueel plaatsvinden via livestream (video of audio). Daarnaast komt er versoepeling van een aantal regels voor de jaarrekening.
Een voorstel voor de tijdelijke Spoedwet ligt momenteel ter beoordeling bij de Tweede Kamer.

Welke mogelijkheden biedt de Spoedwet?
Hieronder staan een aantal (niet alle) onderwerpen die in de Spoedwet zijn geregeld.

Algemene vergadering
Voor vennootschappen en verenigingen maakt de Spoedwet mogelijk dat de algemene vergadering en het stemmen via livestream kan plaatsvinden. Daarmee kan worden afgeweken van wettelijke (Boek 2 BW) en statutaire bepalingen. Ondanks Corona kunnen daardoor rechtsgeldige besluiten worden genomen.

De Spoedwet stelt de volgende voorwaarden voor een virtuele vergadering:

De algemene vergadering is langs elektronische weg te volgen
De aandeelhouders/leden zijn (uiterlijk 72 uur) voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen over de agendapunten
Deze vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord en de antwoorden worden (elektronisch) toegankelijk gemaakt voor aandeelhouders/leden
Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering vragen kunnen worden gesteld

Het bestuur
Indien het bestuur verzuimt om de jaarrekening openbaar te maken van het meest recente afgesloten boekjaar, wordt dat niet in aanmerking genomen, indien dit te wijten is aan de gevolgen van de uitbraak van Corona. Te late openbaarmaking kwalificeert in dat geval niet als onbehoorlijk bestuur.

Het bestuur van een besloten vennootschap kan de termijn voor verslaglegging (vijf maanden na afloop van het boekjaar) verlengen met maximaal vijf maanden. Indien het bestuur van die mogelijkheid gebruikmaakt, heeft de algemene vergadering geen bevoegdheid tot verlenging.

Gerechtelijke procedures
Zittingen bij de burgerlijke en bestuursrechter kunnen via livestream plaatsvinden (dat gebeurt nu soms ook al).

Voor advocaten/gemachtigden/personen die procederen is van belang artikel 2 van de Spoedwet. In artikel 2 wordt op twee onderdelen afgeweken van het Wetboek van Rechtsvordering:

In afwijking van artikel 82 lid 2 Rv kunnen gedaagden uiterlijk op de eerste roldatum uitsluitend schriftelijk (al dan niet elektronisch) kenbaar maken dat zij zullen mondeling of schriftelijk zullen antwoorden.
In afwijking van artikel 111 lid 2 sub g Rv wordt de genoemde wijze van antwoorden niet vermeld in het exploot van de dagvaarding, maar in een brief, die bij het exploot van de dagvaarding is gevoegd. Dit ziet op zaken waarin partijen in persoon kunnen procederen.

De notaris
Het verlijden van notariële akten kan virtueel. U hoeft dus niet naar het kantoor van de notaris om een notariële akte te ondertekenen.

Advocaten en Accountants
De ledenvergadering van de Orde van Advocaten respectievelijk van de Nederlandse beroepsorganisatie van accountants kan virtueel plaatsvinden.

Wanneer geldt de Spoedwet?
Bovenstaand geeft de strekking weer van het wetsvoorstel dat momenteel ter beoordeling ligt bij de Tweede Kamer. Het kan zijn dat de Tweede Kamer nog wijzigingen wenst door te voeren en dat de definitieve Spoedwet een gewijzigde versie betreft.

Voor een aantal onderdelen van het wetsvoorstel geldt dat deze met terugwerkende kracht worden doorgevoerd tot en met 23 maart 2020.

De Spoedwet is tijdelijk. Deze vervalt op 1 september 2020, maar kan worden verlengd met telkens twee maanden (bijvoorbeeld als er dan nog beperkende maatregelen gelden wegens Corona).

Tot slot
Wilt u weten of en hoe u gebruik kunt maken van de mogelijkheden die de Spoedwet biedt? Neemt u gerust contact op met Martin Kaptein of Len Huard (030-2516424 of info@vanodijk.nl).